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Gestion des courriels

Mise en garde

  • Le courrier électronique n’est pas un système de gestion documentaire.
  • La durée de conservation et le sort final d’un courriel sont déterminés en fonction de la valeur stratégique de l’information qu’il contient.

Éliminer rapidement

Les courriels non importants et non nécessaires à la continuité administrative :

  • Pourriels;
  • Courriels personnels;
  • Courriels de listes de discussion;
  • Courriels à valeur éphémère (rappels, invitations, etc.);
  • Journaux en ligne, publicité, communiqué, infolettre, avis de décès, etc.;
  • Messages d’erreur/accusés de réception/demandes de rendez-vous envoyés et/ou acceptés;
  • Courriels dans la boîte de réception auxquels on a répondu (la réponse se trouve dans les éléments envoyés).

Conserver  

  • Les courriels importants et significatifs. Les classer aux dossiers sujets dans l’espace réseau partagé (ou les imprimer);
  • Les courriels les plus complets témoignant de l’historique des échanges (réponse, transfert, suivi, etc.);
  • Les courriels nécessaires à la continuité administrative;
  • Courriels qui sont nécessaires au suivi d’un dossier;
  • Courriels qui documentent une décision, une transaction dont il faut garder la trace, un accord, etc.

Classer

  • Tous les documents numériques dans l’espace réseau de votre unité administrative selon l’arborescence de l’UQAC;
  • Les courriels importants et/ou nécessaires à la continuité administrative doivent être classé avec les autres documents dans l’espace réseau de votre unité.

Penser à

  • Réserver des périodes pour traiter ses courriels;
  • Utiliser les fonctionnalités d’Outlook pour automatiser certaines tâches;
  • Automatiser des règles et alertes pour le classement;
  • Vider régulièrement la corbeille.