Mise en garde
- Le courrier électronique n’est pas un système de gestion documentaire.
- La durée de conservation et le sort final d’un courriel sont déterminés en fonction de la valeur stratégique de l’information qu’il contient.
Éliminer rapidement
Les courriels non importants et non nécessaires à la continuité administrative :
- Pourriels;
- Courriels personnels;
- Courriels de listes de discussion;
- Courriels à valeur éphémère (rappels, invitations, etc.);
- Journaux en ligne, publicité, communiqué, infolettre, avis de décès, etc.;
- Messages d’erreur/accusés de réception/demandes de rendez-vous envoyés et/ou acceptés;
- Courriels dans la boîte de réception auxquels on a répondu (la réponse se trouve dans les éléments envoyés).
Conserver
- Les courriels importants et significatifs. Les classer aux dossiers sujets dans l’espace réseau partagé (ou les imprimer);
- Les courriels les plus complets témoignant de l’historique des échanges (réponse, transfert, suivi, etc.);
- Les courriels nécessaires à la continuité administrative;
- Courriels qui sont nécessaires au suivi d’un dossier;
- Courriels qui documentent une décision, une transaction dont il faut garder la trace, un accord, etc.
Classer
- Tous les documents numériques dans l’espace réseau de votre unité administrative selon l’arborescence de l’UQAC;
- Les courriels importants et/ou nécessaires à la continuité administrative doivent être classé avec les autres documents dans l’espace réseau de votre unité.
Penser à
- Réserver des périodes pour traiter ses courriels;
- Utiliser les fonctionnalités d’Outlook pour automatiser certaines tâches;
- Automatiser des règles et alertes pour le classement;
- Vider régulièrement la corbeille.
