Archives - Plan de classification

Le plan de classification des documents est un outil de gestion indispensable qui permet une utilisation maximale de l'information contenue. Étant la base sur laquelle repose le calendrier de conservation, il permet de classifier, de codifier, d'indexer et de classer tous les documents actifs produits ou reçus, quels que soient la nature et le support, et ce, de façon uniforme. Il contribue à une plus grande efficacité administrative puisqu’il :

• uniformise la classification;
• facilite le repérage;
• augmente la sécurité des données et des renseignements personnels;
• permet d’identifier plus rapidement les documents essentiels;
• favorise la continuité des opérations lors de la mobilité du personnel;
• favorise des économies d'espace, de temps et d'argent.

La structure

Le plan de classification est le reflet de la structure et des activités de l’Université, il est par définition uniforme, ce qui signifie que tous les documents classés sous une cote sont de nature identique, peu importe le lieu ou le service dans lequel ils se trouvent.

Structurée par catégories et par cotes numériques, cette classification permet un regroupement logique des documents et s'effectue toujours du général au particulier.

Chaque catégorie est représentée par un bloc de 1000 que l’on nomme série.

• 1000    Administration
• 2000    Gestion des ressources humaines
• 3000    Gestion des ressources financières
• 4000    Gestion des ressources mobilières et immobilières
• 5000    Gestion des affaires étudiantes
• 6000    Vie communautaire
• 7000    Gestion de l’enseignement
• 8000    Gestion de la recherche et création
• 9000    Ressources informationnelles et documentaires
• 10000   Gestion des communications

Avant de déployer le plan de classification, nous vous invitons à communiquer avec notre équipe

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