Tout document dont la durée de conservation est écoulée doit être transféré au secteur des archives. L’unité détentrice est responsable du transfert des documents.
Matériel requis
- Le calendrier de conservation.
- Des chemises de format standard.
- Des boîtes d’archives de format standard (33 cm Bankers box #772, ou 22 cm).
- Le bordereau de transfert des documents administratifs disponible sous l’onglet « formulaire » à la page : __
Déclassement des documents
- Consulter le calendrier de conservation des documents administratifs de l’UQAC afin d’identifier les dossiers à éliminer, à transférer en semi-actifs ou à conserver à titre d’archives historiques.
- Faire un pré-élagage du dossier, c'est-à-dire enlever les copies multiples, les versions antérieures des documents, etc.
- Mettre une étiquette d’identification sur le dossier. Celle-ci doit contenir le code de classement du dossier (s’il y a lieu) et le titre du dossier.
Mise en boîte des documents
La mise en boîte se fait uniquement dans des boîtes d’archivage standard (33 cm ou 22 cm).
- Placer les dossiers à la verticale, tous dans le même sens.
- Éliminer les chemises suspendues, les cahiers à anneaux, les séparateurs, les liasses de documents, les enveloppes, les élastiques, etc.
- Remplir les boîtes en regroupant les documents ayant le même mode de disposition (conservation ou élimination) et si possible, les dossiers ayant la même durée de conservation.
- Ne rien inscrire sur les boîtes, ni sur les couvercles.
- Insérer une copie du formulaire « Bordereau de transfert des documents administratifs » complété dans la boîte.
Transmission du formulaire et des boîtes
- Compléter un bordereau de transfert des documents administratifs par boîte.
- Enregistrer le bordereau sous le nom : boîte1.doc. Si vous transférez plusieurs boîtes, numérotez vos bordereaux selon le nombre de boîtes: boîte2.doc, etc.
- Imprimer le bordereau et le mettre dans la boîte correspondante.
- Transmettre les bordereaux de transfert par courrier électronique à secteur_archives@uqac.ca.
- À la réception des formulaires et des boîtes, nous vous attribuerons un numéro de boîte que nous vous retournerons, par courrier électronique, une copie du bordereau de transfert.
Le secteur des archives se réserve le droit de refuser un transfert qui ne respectera pas la procédure.
