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Gestion des documents numériques

Utiliser le plan de classification de l’UQAC;
Si le plan de classification de l’UQAC n’est pas encore implanté dans votre unité, nous vous recommandons d’utiliser une structure par activités (ÉVITER de classer par sujet, nom, poste de travail, date, etc.).
Pour toutes questions, communiquez avec nous.

Regrouper les documents numériques dans une structure uniforme;
Favoriser un regroupement hiérarchique et logique des fichiers;
Lorsque le nombre de documents le justifie, créer des sous-répertoires;
Créer un répertoire spécialement pour la classification avec un nom facilement identifiable, par exemple : V:\classification ;
Placer le répertoire à la racine principale (V:\) du disque ou de l’espace partagé;
Limiter le nombre de niveaux de sous-répertoire à 3 dans la mesure du possible.

Débuter l’utilisation du plan de classification à un moment stratégique, par exemple en début d’année;
Transférer progressivement vos fichiers utilisés ou consultés;
Valider les noms des fichiers (voir la note nom de fichier) et les modifier si nécessaire;
S’assurer de classer tout nouveau document dans cette structure.