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Nomination des fichiers

Choisir le bon terme

  • Déterminer le sujet du document et l’exprimer en un à trois mots significatifs.
  • Utiliser les abréviations qui sont admises (voir liste des abréviations admises).
  • Donner un nom de fichier qui doit permettre l’identification du sujet principal d’un document sans avoir à ouvrir le fichier pour le consulter.
  • Organiser les mots-clés en respectant le principe du général au particulier. Le sujet principal sera donc présenté en premier dans le nom du fichier.
  • Attention :
    • Proscrire l’utilisation d’une phrase complète comme nom de fichier.
    • Commencer par l’année ou la session, si ces dernières sont importantes.

Longueur du nom de fichier

  • Le chemin d’accès (de la racine du chemin à l’extension du fichier) a une limite de 256 caractères.
  • Limiter la longueur du nom de fichier à 20-25 caractères au maximum.

Dates et chiffres

  • Faciliter le tri numérique en utilisant les formats de date : AAAAMMJJ ou AAAA-MM-JJ.
  • Faciliter le tri numérique en utilisant le 0 devant les nombres de 1 à 9.
  • Exemples :
    • Année-mois-jour : 2020-10-05
    • Année-Année : 2020-2021
    • Année-Mois : 2020-05

Les caractères permis pour les fichiers

  • Utiliser les tirets bas _ pour combler les espaces entre les mots.
  • Insérer une mention de version si nécessaire pour distinguer les versions de travail, finales, approuvées, etc.
  • Pour un document final : privilégier un format de sauvegarde qui permettra d’assurer authenticité et intégrité (.PDF, .PDF-a).
  • Attention :
    • Exclure l’utilisation des virgules, points, apostrophes, caractères accentués (é, è, ê, à, etc.), caractères spéciaux (? & % * ! | #...) et espaces.

Format des fichiers

  • Privilégier un format de conservation qui facilite l’interopérabilité, la lisibilité et l’accessibilité à long terme des fichiers. Par exemple, un document Word pourra être sauvegardé sous un format .rtf.
  • Sauvegarder un document final en format .pdf-a, .pdf, ou .tiff qui permet d’assurer authenticité et intégrité (.PDF, .PDF-a).

Exemples de nomination de fichier

  • Dossier de Candidature chargée de cours hiver 2015 : 2015H_CC_candidature.docx
  • Rapport final projet développement des compétences 2020 : Rap_dev_competence_2020_VF.pdf
  • Dossier de Procédures départementale du DSH 2015 : PR_DSH_2015.pdf
  • Dossier de Procès-verbaux du conseil d’administration UQAC, 7891e réunion 01-03-2015 : PV_CAD_2015-03-01.pdf
    • Si le # de réunion est important l’inclure dans le nom : PV_CAD_7891_2015-03-01.pdf
  • Dossier Budget du service immeuble et équipement 2008-2009 : BU_SIE_2008-2009.pdf

Téléchargements