Université du Québec à Chicoutimi
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Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur informative générale. (Loi sur les archives)
Inscription numérique identifiant chaque nomenclature du plan de classification et servant d’adresse de localisation pour le rangement des dossiers dans les classeurs.
Un fonds d'archives est un ensemble de documents produits ou reçus par une personne (ou une famille) ou une organisation (institution, entreprise, association) dans le cadre de son activité. (RDDA)
Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps. (PIAF)
Outil de gestion dans lequel sont établies, selon une structure logique, hiérarchique et allant du général au particulier, les activités d’un organisme.
Tout document d’archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d’utilisation qui en est fait. On parle alors du cycle de vie du document. Traditionnellement, l’archivistique répartit la vie du document d’archives en trois cycles : actif, semi-actif et inactif. (Rousseau et Couture, 1994)
Document qui regroupe l'ensemble des règles de conservation adoptées par un organisme et qui constitue sa politique officielle en matière de conservation et d'élimination des documents.
Opération par laquelle une unité transfère des documents (actifs, semi-actifs, inactifs) aux archives.
Opération par laquelle on procède à la destruction de documents selon les délais établis au Calendrier de conservation de l’UQAC.
Document (peu importe le support) qui sert à la gestion des activités d'une unité.
Document couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales dans le cadre des activités d’une unité. Il est conservé dans les locaux de l'unité.
Document occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou légales dans le cadre des activités d’une unité.
Document qui n'est plus utilisé à des fins administratives, financières ou légales dans le cadre des activités d’une unité. La disposition est soit l’élimination ou la conservation pour les documents ayant une valeur de recherche ou de témoignage.
Document indispensable au fonctionnement de l’organisme et qui assure la continuité du fonctionnement à la suite d'un désastre
Opération visant à supprimer l’information périmée par destruction, déchiquetage ou recyclage tout en respectant les normes établies par le Calendrier de conservation de l’UQAC.
Processus de conversion des documents sur un support papier ou microfilm sous forme numérique, au moyen d’un numériseur.
Opération par laquelle une unité fait revenir des documents ou des boîtes conservées au local des archives.
Un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, l’identification d’une personne. Il doit faire connaître quelque chose à quelqu’un; avoir un rapport avec une personne physique; être susceptible de distinguer cette personne par rapport à une autre ou de reconnaître sa nature.
Un renseignement de par sa nature qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée. Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou encore de renseignements sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou bien l’origine ethnique.
Règle qui précise la période de conservation, le type de document, le moment de son transfert ou de son élimination. L’ensemble des règles de conservation constitue le calendrier de conservation.
Désigne toutes les unités qu’elles soient académiques ou administratives.
Acte par lequel les documents ayant une valeur historique (de témoignage ou de recherche) sont transférés de plein droit aux archives dont le mandat est d’en assurer la conservation permanente et la diffusion.
ROUSSEAU, Jean-Yves, Carol COUTURE et al. (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-Foy, Presses de l’Université du Québec, 350p. http://www.piaf-archives.org/sites/default/files/bulk_media/glossaire/glossaire_papier.pdf
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