Gestion des données de la recherche - Noms et formats de fichiers

Format des fichiers

Voici les formats à privilégier: 

Traduction de  : UK Data - Recommended formats

• • Choississez des formats ouverts et faciles à réutiliser.
  • Privilégier un format de conservation qui facilite l’interopérabilité, la lisibilité et l’accessibilité à long terme des fichiers. Par exemple, un document Word pourra être sauvegardé sous un format .rtf. 
  • Sauvegarder un document final en format .pdf-a, .pdf, ou .tiff qui permet d’assurer authenticité et intégrité (.PDF, .PDF-a). 
  • Favoriser les formats:
    • Non-propriétaire
    • Sans perte
    • Normalisé dans le domaine ou d’usage courant dans le milieu de la recherche
    • Incluez les étiquettes des données (métadonnées)
    • Adhérant à une norme ouverte et documentée
    • Intéropérable parmi diverses plateformes et applications
    • Publié intégralement et disponible libre de redevances
    • Applicable entièrement et indépendamment par plusieurs fournisseurs de logiciels sur plusieurs plateformes, sans aucune restriction de propriété intellectuelle pour la technologie requise
    • Conçu et maintenu par un organisme de normes ouvertes ayant un processus inclusif et bien défini pour l’évolution de la norme.

Contrôle des versions

Le contrôle de version est le moyen de suivre les révisions d'un ensemble de données. Si votre recherche implique plus d'une personne, elle est essentielle.

Vous voudrez enregistrer chaque modification dans un fichier, quelle que soit sa taille. Gardez une trace des modifications apportées à un fichier dans votre convention de dénomination de fichier ou dans votre logiciel de contrôle de version. Un logiciel de partage de fichiers peut également être utilisé pour suivre les versions.

Vous pouvez le faire manuellement en incluant un indicateur de contrôle de version dans le nom du fichier et dans le fichier lui-même. Insérer une mention de version si nécessaire pour distinguer les versions de travail, finales, approuvées, etc. Pour un travail collaboratif, on peut effectuer un contrôle des versions en identifiant:

Vous pouvez créer un tableau de contrôle comme celui-ci pour vous aider ;a suivre l'évolution de vos fichiers:

Il existe plusieurs logiciels conçus pour gérer le suivi des versions:  Mercurial, TortiseSVN, Apache Subversion, Git, et SmartSVN.

Un logiciel de partage de fichiers peut également être utilisé pour suivre les versions. UVaBox a des options pour suivre les versions majeures et mineures des fichiers. Google Docs enregistre également les modifications de version.

• • le contributeur
  • la date de la version
  • le numéro de la version, tel que v01, v02, v1.4. La convention standard est d'utiliser des nombres entiers pour les révisions majeures et des nombres décimaux pour les révisions mineures. Employez une numérotation séquentielle pour les ébauches (0.1, 0.2, 0.3) jusqu'à ce que vous soyez à la version définitive.La version définitive sera le version 1.0. Si vous apportez des modifications, numérotez les version 1.1,  1.2, 1.3, jusqu'à la prochaine version définitive 2.0. 
  • Une combinaison de ces éléments.

Les bonnes pratique pour la structuration des dossiers

Source: Laure Perrier, University of Toronto

• • Limitez l’étendue des dossiers à trois ou à quatre niveaux
  • Envisagez de limiter à dix le nombre de dossiers contenus dans chacun de vos dossiers
  • Incluez un dossier de « documentation » dans l’organisation de vos dossiers. Ce dossier pourrait inclure :
    • Des propositions de projet ou des protocoles
    • Des formulaires de consentement ou d’approbation
    • Des documents de méthodologie
    • Un plan de gestion des données
    • Le code employé pour le recodage, les analyses et les résultats
    • Des fichiers Readme (lisezmoi) comportant des renseignements de transformation
    • Des fichiers Readme (lisezmoi) comportant les noms ou les titres au complet des abréviations utilisées dans un nom de fichier
    • Des livres de codes ou des guides