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Introduction

Pour vous aider, dans la rédaction d'un plan de gestion de données, vous pouvez utiliser l’Assistant PGD de Portage, un outil gratuit en ligne.

L'assistant offre plusieurs modèles variées notamment provenant de différentes institutions : utiliser le modèle Portage qui a l'avantage d'être généraliste et générique. 

Voici une liste des éléments présents dans le plan de gestion proposé par l’Assistant PGD et des conseils pour rédigez un plan de gestion de données efficace. 

 

Lignes directrices générales pour rédiger un PGD

  • Commencez par fournir une description de votre projet de recherche, son but, et ses objectifs.
  • Évitez de recourir au jargon propre à une discipline – votre PGD devrait être clair et compris de tous.
  • Définissez tout acronyme que vous utiliserez.
  • Ne laissez pas de sections vides ou de questions sans réponse.
  • Justifiez vos décisions – aidez les autres à comprendre pourquoi vous les avez prises.
  • Votre PGD est un document évolutif – mettez-le à jour au besoin! 

 

Liste de contrôle Portage - Plan de gestion de données

La trame suivante, qui sert également de liste de contrôle, est adaptée du plan de gestion proposé par l’Assistant PGD, qui intègre les éléments suivants et permet de répondre aux questions qui leur sont associées.

+ Renseignements sur le plan

  • Nom du plan
  • Identification
  • Numéro de la subvention
  • Chercheur principal/Chercheur
  • Identification du chercheur principal/chercheur
  • Personne-ressource pour les données du plan
  • Description

+ Collecte de données

  • Incluez des descriptions indiquant comment vous recueillerez les données, y compris leur source et leur format.
  • Donnez une estimation du volume de données que vous recueillerez (p. ex., Mo/Go/To).
  • Décrivez tout logiciel ou toute plateforme utilisé(e) pour la collecte des données.
  • Expliquez clairement comment vous stockerez et transférerez les données.
  • Expliquez comment vous organiserez vos données, y compris les détails relatifs au nommage des fichiers et à la gestion des versions.

+ Documentation et métadonnées

  • Décrivez l’information dont les autres auront besoin pour comprendre ou réutiliser vos données.
  • Décrivez comment vous allez documenter le projet de façon systématique tout au long du processus.
  • Choisissez une norme relative aux métadonnées convenant à votre discipline ou au dépôt de données que vous utiliserez. Sinon justifiez pourquoi vous la créerez vous-même.

+ Stockage et sauvegarde

  • Donnez une estimation de l’espace de stockage nécessaire pendant les phases actives de votre recherche. N’oubliez pas de prendre en compte le contrôle des versions, la sauvegarde des fichiers et l’augmentation du volume des données.
  • Au besoin, suivez la règle de sauvegarde 3-2-1 : 3 copies de vos données, sur 2 supports de stockage différents, dont 1 sera situé à l’externe.
  • Établissez un horaire de sauvegarde des données, la configuration automatique étant idéale.
  • Décrivez comment les collaborateurs ou l’équipe de recherche pourront accéder à vos données, les modifier, y contribuer et les utiliser.

+ Conservation

  • Toutes les données que vous créez ne doivent pas nécessairement être conservées. Tenez compte de leur valeur, des exigences de financement, etc., puis décidez lesquelles, le cas échéant, devront être préservées. Consultez les experts des bibliothèques au besoin.
  • Choisissez des formats optimaux de fichiers (de préférence non exclusifs) pour permettre leur préservation à long terme.

+ Partage et réutilisation

  • Prévoyez la façon appropriée de partager vos données, en tenant compte des exigences en matière de financement, d’éthique ou de confidentialité.
  • Déterminez à quelles fins vos données peuvent être utilisées au moyen de licences, notamment la licence Creative Commons.
  • Quelles mesures seront prises pour faire connaître l’existence de vos données au milieu de la recherche?
  • Consultez des collègues ou des bibliothécaires pour choisir un dépôt de données adéquat ou faites une recherche dans re3data.org pour en trouver un.
  • Choisissez un dépôt qui attribue des identifiants pérennes aux ensembles de données (p. ex., DOI) pour en faciliter la visibilité, l’accessibilité et la citation.
  • S’il y a lieu, décrivez comment vous assurerez l’intégrité, l’anonymisation et la dépersonnalisation des fichiers.

+ Responsabilités et ressources

  • Identifiez qui sera responsable de la gestion des données de ce projet pendant et après le projet ainsi que les principales tâches associées à ces responsabilités.
  • Déterminez les rôles et les responsabilités des membres du projet et d’autres organismes en matière de gestion des données pendant et après le projet.
  • Estimez et décrivez les ressources nécessaires à la gestion et à l’accès à long terme des données, et les coûts qui y sont associés.

+ Conformité aux lois et à l’éthique

  • Décrivez toutes questions d’ordre juridique, éthique et de propriété intellectuelle touchant la gestion et le partage de vos données.
  • Expliquez comment vous allez vous conformer aux règles et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment les exigences de financement et institutionnelles.
  • Décrivez comment vous veillerez à ce que vos données soient gérées de façon sécuritaire après la fin du projet, ce qui comprend la gestion sécurisée des données sensibles, conformément aux obligations éthiques.

Contenu tiré du document CRÉER UN PLAN DE GESTION DES DONNÉES EFFICACE du Groupe Portage : https://portagenetwork.ca/wp-content/uploads/2020/05/BriefGuide_Portage_EffectiveDMP_FRENCH-1.pdf